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Managers, comment recadrer un collaborateur en retard ?

Source : Cadremploi.fr
Date : jeu. 13 déc. 2012
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L'un de vos collaborateurs ne respecte pas ses horaires de travail ou rend ses dossiers en retard ? Voici comment procéder pour argumenter et régler avec lui le problème. Une chronique de Nathalie Godard, juriste spécialisée en droit du travail.

Vous constatez des retards parmi vos équipes et avez besoin de prendre les mesures nécessaires, qu'il s'agisse de retards individuels ou du non respect des délais liés à l'utilisation du temps de travail.

Collaborateurs en retard : que faire ?

- observez finement les retards sur une période donnée (un ou plusieurs mois), ce qui vous oblige évidemment à arriver avant les personnes concernées… ;

- vérifiez leurs horaires de départ : il arrive que les retardataires soient en fait des gens qui équilibrent leur temps de travail autrement : vérifiez si c'est conforme à votre culture interne avant de recadrer ;

- de la même façon, vérifiez leurs temps de pause méridienne et en journée ;

- notez scrupuleusement les heures « manquantes » et chiffrez-les en salaire et en charges par rapport à la période ;

- organisez avec chaque personne un entretien de recadrage sur la base de ces éléments factuels, montrez-lui la perte pour l'entreprise, et demandez-lui de proposer des solutions, puis échangez avec elle sur les options possibles ;

- donnez-lui un délai raisonnable de régulation de la situation.

Dossiers en retard : comment régler le problème ?

Il peut arriver, aussi, qu'un manager se retrouve face à un collaborateur qui échoue souvent à tenir ses délais. Dossier rendus en retard, réunions reportées… autant d'évènements qui peuvent impacter le reste de l'équipe.

Dans ce cas :

- vérifiez si la charge de travail est compatible avec les objectifs avant d'agir ;

- le cas échéant, vérifiez les temps de pause et la réelle occupation du temps de travail des personnes concernées ;

- mesurez également le temps « occupationnel » ou de « non travail sur place » et quantifiez-le en salaire et en charges ;

- organisez avec chaque personne un entretien de recadrage sur la base de ces éléments factuels, montrez-lui la perte pour l'entreprise, et demandez-lui de proposer des solutions, puis échangez avec elle sur les options possibles ;

- donnez-lui un délai raisonnable de régulation de la situation.

Retards au travail : les sanctions possibles

1 – La retenue de salaire

En cas de retard, et si ce dernier est strictement évalué, il est possible d'opérer une retenue de salaire proportionnelle : il ne s'agit pas d'une sanction pécuniaire prohibée. Pour éviter toute contestation, informez-en le salarié au préalable par écrit, par exemple lors de la remise d'un premier courrier.

2 – Le rappel à l'ordre

En cas de retard exceptionnel, vous pouvez remettre au collaborateur un rappel par écrit de ses horaires en lui demandant de prendre toutes les mesures nécessaires pour les respecter en raison de la gêne occasionnée par le retard. Il n'est pas conseillé de prononcer tout de suite une sanction disciplinaire.

3 – L'avertissement

En cas de retards réguliers, l'avertissement est une sanction appropriée. Pour cela, vous n'avez pas l'obligation d'organiser un entretien préalable, mais il vous faudra obligatoirement remettre un écrit au salarié lui notifiant l'avertissement et les motifs de la sanction. Vous veillerez à rédiger cette lettre de façon précise en indiquant les dates et la durée de chaque retard.

4 – La mise en demeure

Si vous constatez toujours des retards au travail après un ou plusieurs avertissements, vous pouvez prononcer une sanction plus lourde. Dans ce cas, il est préférable d'envoyer au salarié une mise en demeure de respecter ses horaires de travail par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé.

5 – La mise à pied voire le licenciement

Si les retards continuent, une mise à pied, voire un licenciement disciplinaire pourra être prononcé. Il faut alors vous assurer que vous disposez d'un dossier suffisamment étayé pour pouvoir démontrer que le licenciement est une sanction proportionnée aux fautes commises par le collaborateur en faisant la preuve :

- des retards répétés. Il faudra alors attester de ces derniers : si une pointeuse a été mise en place, le contrôle des horaires est fait de manière automatique et il vous suffira de présenter le relevé de la machine. À défaut, il faut instaurer un décompte manuel régulier des horaires de travail établi et signé par le collaborateur, qui doit être validé par vous.

- de l'information correctement donnée au salarié sur ses horaires et les efforts faits pour le sensibiliser au respect des horaires ;

- de la gêne occasionnnée pour l'entreprise (non-ouverture du magasin, blocage d'une équipe, clientèle non satisfaite, etc.


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